Sending an invoice to a label.. help plz?

[jipchen]

Hi there,

as some know I'm currently trying to make the studio official but there are a thousand documents I have yet to fill out and a thousand things I have to show them until I get a business permission.
But now my question is: For the first time, the label of a band pays for the production and now they wanted an invoice. Well I wrote one, but didn't charge VAT of course because I'm no business yet but a private person. Now they were like "we need a VAT number and shit or the tax office gets all bitchy at us"
How do you deal with labels if you are not (yet) an official business?
I will speak to my tax adviser but I can only talk to her this evening..

I was hoping that especially Lasse or some other German studio-owners would chime in because the law is very different from country to country. But other people's experiences are very welcome, too.

(Und dabei noch eine Frage an die deutschsprachingen: Seid ihr als Freiberufler angemeldet oder als (Klein)Gewerbe? Scheinbar ist ja beides möglich, aber zB auch Freiberufler als Kleingewerbe etc.)

 

[GeertSamuel]

Sending invoices always need tax numbers on them (nationally). If you have a label which is located outside your country you don't have to charge VAT. So possibly the only thing to do, is to get your tax number quick. That's the only solution I see in this case.

 

[Jarkko Mattheiszen]

Like you said, it differs a lot from place to place, but around here you can't really write an invoice unless you're a legit business. You need a business ID (the same as VAT number) for that. If you're an individual, you have to get paid in the normal employer-employee way with your tax card. Don't do anything before you have talked to your tax advisor

 

[jipchen]

Thank you guys.

Yeah normally I would already have the permit, but the authorities in my town are annoying as hell, noone I talk to knows exactly what they need but they all agree they want .. something.. and are like "talk to the other guy, I have no idea" and the other guy has no idea, too. And they're the people in charge of all this, why the fuck would they not know what documents they need from me? I was on the phone with 20 different people and talked to 5 different people there, and noone seems to know ANYTHING.
Can you believe I need a building application because I want to use 2 rooms of my house for commercial purpose? I didn't change anything ground-plan significant and still I need an architect to draw a new plan (which will look exacly the same) and write several documents just to get the permission to call my former living room differently. I hate this officialism. DAMNIT
/rant

 

[SawdustRecordings]

Sorry for german but it's too hard for me to explain in english!

Hey,

also du brauchst einfach eine Gewerbeanmeldung! Die bekommst du ganz einfach beim Gewerbeamt und kostet glaub ich nur so 50 Euro! Wenn dein Einkommen einen bestimmten Betrag im Jahr übersteigt (ich glaube 7000 Euro) MUSST du Mehrwertsteuer berechnen und abführen! Wenn du weniger als 7000 Euro verdienst kannst du es machen. Dafür musst du einmal beim Finanzamt eine Steuernummer beantragen und dann monatlich deine Abrechnung machen und Mehrwertsteuer bezahlen. Im Umkehrschluss bekommst du sie auch wieder wenn du dir einen Rechner oder ein Mikro oder sonstwas kaufst. Soviel zu den einfachen Dingen. Die Tatsache ist, dass wenn du das ganze offiziell machst du auf jeden Fall eine Steuernummer brauchst und die bekommst du relativ schnell mit einem Anruf beim Finanzamt. Die schreibst du auf deine Rechnung drauf und für den Anfang noch den Satz

"Hinweis in Rechnung auf Steuerbefreiung gem. § 19 UStG8

Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG."

Dann bist du erstmal um diese Mehrwertsteuer Sache rumgekommen. Auf lange Sicht, und wenn du davon lebst, wirst du sie aber früher oder später berechnen müssen und dann ist ein Steuerberater auch meist nötig.

 

[jipchen]

Danke für deine Antwort. Ich war schon bei der Gemeinde, Landratsamt etc. und in meinem Fall ist es leider ein bisschen komplizierter: Das Studio ist in einem Wohngebiet und ich muss einen Bauantrag stellen um die Räume gewerblich zu nutzen. Und das ist mit jede Menge Auflagen und Bedingungen gekoppelt - brauche u.a. einen Architekten für den Grundriss und die Einreichung des Bauplans, Brandschutz, Parkplätze etc.

Ich spiele momentan mit dem Gedanken das ganze freiberuflich anzumelden, da muss ich keine Gewerbesteuer zahlen (also wie als Kleingewerbe) und auch zumindest erstmal keine USt./MwSt. ausweisen bzw berechnen. Oder eben wie du auch schreibst, normal als Gewerbe und dann mit der Kleinunternehmerregelung (solang es eben geht).. aber da ist wieder die Sache mit den Bauanträgen.

 

[::XeS::]

Wow... Germany = Italy
Anyway if you wanna do an invoice you need a VAT number, also if you're freelance, you need it.

 

[ahjteam]

I worked for Warner once (did the website for an artist), and I gave them my tax deduction card (verokortti), like I would when I am an employee since I didn't have a business license.

 

[jipchen]

@Xes: Thanks mate! Yeah, looks like we have the same shitty tax laws.

By the way good news, I finally got an answer from the tax office and talked to my tax advisor. I will get a VAT number very soon, and then be able to charge VAT and send correct invoices. The building application stuff etc. is still annoying but the tax office don't care about that, just my shitty municipality. Well at least I can legally earn money (well I could even without the VAT number if I look at the few coins I earn haha) but most importantly write invoices that are correct.

Thanks for all your answers.

 

[Brett - K A L I S I A]

Can you believe I need a building application because I want to use 2 rooms of my house for commercial purpose?

Well somehow it makes sense because you'll get clients in there and have to be covered in case of accident or whatnot... Still a pain...

 

[::XeS::]

The pain in the ass here is to change only some rooms for a different purpose, instead of the whole building/apartment...